電子契約の社内導入を成功させるステップバイステップガイド

導入前に押さえておくべき前提

電子契約導入の目的を明確にする

電子契約を導入する目的は企業によって異なります。まず、自社が何を実現したいのかを明確にしましょう。

よくある導入目的

• 契約締結までの時間短縮
• 印紙税・郵送費などのコスト削減
• リモートワーク環境への対応
• 契約書の管理・検索の効率化
• ペーパーレス化の推進
• コンプライアンス強化

目的が明確になれば、サービス選定の基準や、導入後の効果測定の指標も定まります。

導入の難易度を左右する要因

電子契約の導入難易度は、以下の要因によって変わります。自社の状況を把握しておきましょう。

要因	導入しやすいケース	導入に工夫が必要なケース
契約件数	月数十件程度	月数百件以上
契約の種類	定型的な契約が中心	多種多様な契約がある
取引先の特性	IT企業が多い	伝統的な業界が多い
社内のIT環境	クラウドサービス利用に慣れている	紙中心の業務が多い
承認フロー	シンプル	複雑な稟議プロセスがある

ステップ1：現状把握と要件整理（1〜2週間）

1-1. 現在の契約業務を棚卸しする

まず、自社の契約業務の現状を把握します。以下の項目を整理しましょう。

契約の種類と件数

• どのような種類の契約があるか（売買契約、業務委託契約、秘密保持契約など）
• 各契約の月間・年間の締結件数
• 契約金額の分布

契約プロセスの現状

• 契約書の作成から締結までの流れ
• 社内の承認フロー（誰が、どの段階で承認するか）
• 契約書の保管方法と保管場所
• 契約締結にかかる平均日数

関係者の洗い出し

• 契約業務に関わる部門（営業、法務、経理、総務など）
• 各部門の役割と責任者
• 現在の契約業務における課題や不満

1-2. 電子化の対象範囲を決める

すべての契約を一度に電子化する必要はありません。まずは電子化の対象範囲を決めます。

電子化しやすい契約の特徴

• 定型的でフォーマットが決まっている
• 締結件数が多く、効率化のメリットが大きい
• 取引先が電子契約に対応しやすい
• 法的な制約がない

段階的な導入の例

• フェーズ1：秘密保持契約（NDA）
• フェーズ2：業務委託契約、売買基本契約
• フェーズ3：個別契約、注文書・請書
• フェーズ4：雇用契約、その他の契約

1-3. 要件を整理する

電子契約サービスに求める要件を整理します。

機能要件

• 必要な電子署名の方式（当事者型、立会人型）
• 承認ワークフローの設定
• テンプレート機能
• 契約書の検索・管理機能
• 他システムとの連携（API、ワークフローシステム等）

非機能要件

• セキュリティ水準（認証取得状況など）
• 利用者数・送信件数の想定
• サポート体制
• 予算

ステップ2：サービス選定（2〜4週間）

2-1. 候補サービスをリストアップする

ステップ1で整理した要件に基づき、候補となる電子契約サービスをリストアップします。主要なサービスの情報を収集し、比較表を作成しましょう。

比較のポイント

項目	確認内容
電子署名方式	当事者型、立会人型、またはその両方に対応しているか
法的要件への対応	電子署名法、電子帳簿保存法に対応しているか
セキュリティ	ISO27001、SOC2等の認証を取得しているか
操作性	送信側・受信側ともに使いやすいか
料金体系	月額固定、従量課金、ユーザー数課金など
システム連携	既存システムとの連携は可能か
サポート体制	導入支援、問い合わせ対応の充実度

2-2. トライアルで実際に試す

多くの電子契約サービスは、無料トライアルや無料プランを提供しています。実際に試用して、以下の点を確認しましょう。

送信側（自社）の視点

• 契約書のアップロードは簡単か
• 署名欄の設定は直感的にできるか
• 承認フローの設定は柔軟か
• テンプレートの作成・管理は容易か

受信側（取引先）の視点

• アカウント登録なしで署名できるか
• 操作手順はわかりやすいか
• スマートフォンでも対応できるか
• 受信メールの内容は明確か

管理者の視点

• 契約書の検索・管理は容易か
• 監査ログは確認できるか
• ユーザー管理は柔軟にできるか

2-3. 社内で合意形成する

サービスを絞り込んだら、社内の関係者と合意形成を行います。

説明すべき相手

• 経営層：投資対効果、リスク管理の観点
• 法務部門：法的有効性、コンプライアンスの観点
• 情報システム部門：セキュリティ、システム連携の観点
• 経理部門：電子帳簿保存法対応、コスト削減効果の観点
• 現場部門：使いやすさ、業務効率化の観点

稟議に含める内容

• 導入目的と期待効果
• 選定したサービスの概要
• 費用（初期費用、月額費用）
• 導入スケジュール
• リスクと対策

ステップ3：導入準備（2〜4週間）

3-1. 社内ルールを整備する

電子契約の運用ルールを文書化します。

電子契約取扱規程に盛り込む内容

• 電子契約の定義と適用範囲
• 電子契約を利用できる契約の種類
• 承認フローと決裁権限
• 電子署名の方式と本人確認の方法
• 契約書の保管方法と保管期間
• 紙での対応が必要な場合の判断基準
• 問い合わせ窓口

3-2. 業務フローを設計する

電子契約導入後の業務フローを設計します。

契約締結の基本フロー（例）

1. 契約書作成
2. 社内承認（法務チェック → 上長承認）
3. 電子契約サービスにアップロード
4. 取引先に送信
5. 取引先が内容確認・電子署名
6. 自社が電子署名
7. 契約締結完了
8. 契約書保管・管理

検討すべきポイント

• 社内承認は電子契約サービス上で行うか、既存のワークフローシステムを使うか
• 契約書のテンプレートは誰が管理するか
• 取引先への送信は誰が行うか
• 締結済み契約書の管理方法

3-3. テンプレートを準備する

頻繁に使用する契約書のテンプレートを電子契約サービスに登録します。

テンプレート作成のポイント

• 署名欄の位置を適切に設定する
• 入力が必要な項目（日付、金額、当事者名など）を明確にする
• 契約書ごとに必要な添付書類を整理する

3-4. 社内教育を実施する

電子契約を利用する社員向けに、操作方法や運用ルールの説明を行います。

教育内容

• 電子契約の概要と法的有効性
• 電子契約サービスの基本操作
• 社内の運用ルール
• よくある質問と対応方法
• 問い合わせ先

教育方法

• 説明会の開催（対面またはオンライン）
• 操作マニュアルの配布
• 動画マニュアルの作成
• 実際の操作を体験するハンズオン研修

ステップ4：パイロット運用（2〜4週間）

4-1. パイロット部門を選定する

本格導入の前に、特定の部門や契約種類に限定してパイロット運用を行います。

パイロット部門の選定基準

• 電子契約に前向きな部門
• 契約件数が適度にある部門
• 問題が発生した場合の影響が限定的な部門
• フィードバックを積極的に提供してくれる部門

4-2. パイロット運用を実施する

選定した部門で実際に電子契約を運用し、課題を洗い出します。

確認すべきポイント

• 操作に迷う箇所はないか
• 業務フローに無理がないか
• 取引先の反応はどうか
• 想定外の問題は発生していないか
• 処理時間は短縮されているか

4-3. 課題を抽出し改善する

パイロット運用で見つかった課題を整理し、本格導入前に改善します。

よくある課題と対策例

課題	対策
操作方法がわかりにくい	マニュアルの改善、追加研修の実施
承認フローが複雑すぎる	フローの簡素化、権限設定の見直し
取引先が戸惑っている	取引先向け案内資料の改善
契約書の検索がしにくい	ファイル名やタグ付けルールの整備

ステップ5：本格導入（1〜2週間）

5-1. 全社展開する

パイロット運用の結果を踏まえ、全社への展開を行います。

展開時のポイント

• 段階的に展開する（部門ごと、契約種類ごとなど）
• パイロット部門のメンバーをサポート役として活用する
• 問い合わせ窓口を明確にし、迅速に対応できる体制を整える

5-2. 取引先への案内を開始する

電子契約への移行を取引先に案内します。

案内のタイミング

• 新規取引開始時
• 契約更新時
• 一斉案内（導入のお知らせとして）

案内に含める内容

• 電子契約導入の背景と目的
• 取引先側のメリット
• 具体的な操作方法
• 紙での対応も可能であること
• 問い合わせ先

5-3. 紙との併用期間を設ける

すべての取引先が電子契約に対応できるわけではありません。当面は紙との併用期間を設け、徐々に電子化率を高めていきましょう。

ステップ6：運用定着と改善（継続的に）

6-1. 効果を測定する

導入効果を定期的に測定し、可視化します。

測定すべき指標

指標	測定方法
契約締結日数	契約書送信から締結完了までの平均日数
電子化率	電子契約件数 ÷ 全契約件数
コスト削減額	印紙税、郵送費、印刷費の削減額
利用者満足度	社内アンケート
取引先の反応	問い合わせ内容、フィードバック

6-2. 定期的に運用を見直す

運用開始後も、定期的に見直しを行い、改善を続けます。

見直しのポイント

• 利用が進んでいない部門や契約種類はないか
• 運用ルールに不都合はないか
• 新機能の活用余地はないか
• 電子化の対象範囲を拡大できないか

6-3. 電子化率を高める取り組み

電子化率を高めるための取り組みを継続的に行います。

電子化率向上のアイデア

• 紙での対応が多い取引先への再案内
• 電子契約のメリットを社内で共有
• 電子化率の目標設定と進捗管理
• 成功事例の社内展開

導入でつまずきやすいポイントと対策

つまずきポイント1：社内の理解が得られない

症状

• 「今までどおりで問題ない」という抵抗
• 法的有効性への不安
• 操作を覚えるのが面倒という声

対策

• 経営層からのトップダウンでの推進
• 具体的なメリット（時間短縮、コスト削減）を数値で示す
• 法的有効性について丁寧に説明する
• 操作の簡便さを実際に体験してもらう

つまずきポイント2：取引先が対応してくれない

症状

• 「紙でお願いします」と言われる
• 電子契約の案内をしても反応がない

対策

• 取引先のメリットを具体的に伝える
• 操作が簡単であることを説明する
• 紙での対応も可能であることを伝え、無理強いしない
• 新規取引から電子契約を標準とする

つまずきポイント3：運用が属人化する

症状

• 特定の担当者しか操作できない
• 担当者が異動すると運用が滞る

対策

• 操作マニュアルを整備し、共有する
• 複数の担当者が操作できるようにする
• 定期的な引き継ぎ・情報共有の機会を設ける

つまずきポイント4：契約書の管理が煩雑になる

症状

• 電子と紙が混在して管理しにくい
• 目的の契約書が見つからない

対策

• 契約管理台帳で一元管理する
• ファイル名やタグ付けのルールを統一する
• 契約管理システムの導入を検討する

導入スケジュールの目安

標準的な導入スケジュールの目安を示します。企業の規模や状況によって調整してください。

フェーズ	期間	主な作業
ステップ1：現状把握	1〜2週間	契約業務の棚卸し、要件整理
ステップ2：サービス選定	2〜4週間	比較検討、トライアル、社内承認
ステップ3：導入準備	2〜4週間	ルール整備、フロー設計、教育
ステップ4：パイロット運用	2〜4週間	限定運用、課題抽出、改善
ステップ5：本格導入	1〜2週間	全社展開、取引先案内
ステップ6：運用定着	継続的	効果測定、改善

合計：約2〜4か月

急ぎの場合は1か月程度で本格導入することも可能ですが、十分な準備期間を取ることで、スムーズな導入と定着が期待できます。

導入成功のためのチェックリスト

最後に、導入成功のためのチェックリストを掲載します。各ステップで確認しながら進めてください。

導入前

• 導入目的を明確にした
• 現在の契約業務を棚卸しした
• 電子化の対象範囲を決めた
• 要件を整理した

サービス選定

• 複数のサービスを比較検討した
• トライアルで実際に操作を確認した
• 関係部門と合意形成した
• 稟議を通した

導入準備

• 社内ルール（取扱規程）を整備した
• 業務フローを設計した
• テンプレートを準備した
• 社内教育を実施した

パイロット運用

• パイロット部門を選定した
• パイロット運用を実施した
• 課題を抽出し改善した

本格導入

• 全社展開した
• 取引先への案内を開始した
• 問い合わせ対応体制を整えた

運用定着

• 効果測定の指標を設定した
• 定期的な振り返りの機会を設けた
• 電子化率向上の取り組みを継続している

まとめ

電子契約の導入は、適切な準備と段階的なアプローチで成功確率を高めることができます。

成功のポイント

1. 目的を明確にする—何のために導入するのかを関係者で共有する
2. 小さく始める—いきなり全社展開せず、パイロット運用で検証する
3. 現場の声を聞く—実際に使う人の意見を取り入れて改善する
4. 取引先に配慮する—無理強いせず、紙との併用期間を設ける
5. 継続的に改善する—導入後も効果測定と見直しを続ける

電子契約は、導入して終わりではなく、運用しながら改善を続けることで真価を発揮します。本ガイドを参考に、自社に合った形での導入を進めてください。