急ぎの契約を即日で締結する方法
「今日中に契約を締結したい」「明日の取引開始に間に合わせたい」——ビジネスの現場では、契約を急いで締結しなければならない場面があります。紙の契約書では郵送に数日かかりますが、電子契約なら即日締結も可能です。
本記事では、急ぎの契約を即日で締結するための方法と、スムーズに進めるためのポイントを解説します。
電子契約なら即日締結が可能な理由
郵送の時間がゼロ
紙の契約書は、郵送の往復に最低でも2〜4日かかります。電子契約なら、送信した瞬間に相手に届きます。物理的な移動時間がゼロになるため、即日締結が可能になります。
いつでもどこでも署名可能
電子契約は、相手がパソコンやスマートフォンを持っていれば、オフィスにいなくても署名できます。出張中、外出中、自宅でも対応可能です。「担当者が外出中で押印できない」という事態を避けられます。
即座に完了確認できる
相手が署名すると、リアルタイムで通知が届きます。「届いたかな」「署名してもらえたかな」と待つ必要がなく、完了したその瞬間にわかります。
即日締結のための準備
テンプレートを用意しておく
急ぎの場面で一から契約書を作成する時間はありません。よく使う契約書（業務委託契約書、NDA、売買契約書など）のテンプレートを事前に用意しておきましょう。テンプレートを選んで、必要事項を入力するだけで契約書が完成します。
相手の情報を確認しておく
電子契約を送信するには、相手のメールアドレスが必要です。担当者の氏名、メールアドレス、会社名など、送信に必要な情報を事前に確認しておきましょう。急いでいるときに「メールアドレスを教えてください」とやり取りしていると時間を無駄にします。
承認フローを確認しておく
自社内に契約書の承認フローがある場合、その時間も考慮する必要があります。上長の承認が必要な契約は、急ぎであることを事前に伝えて、優先的に対応してもらえるよう根回ししておきましょう。
即日締結の流れ
ステップ1：契約内容を合意（午前中）
まず、契約内容について相手と合意します。電話やオンラインミーティングで、契約条件を確認し、双方が納得したことを確認します。この段階で「本日中に契約を締結したい」と伝えておきましょう。
ステップ2：契約書を作成・送信（合意後すぐ）
合意したら、すぐに契約書を作成して送信します。テンプレートを使えば、数分で契約書を用意できます。送信と同時に、相手に電話やメールで「今、契約書を送信しました」と連絡しましょう。
ステップ3：相手の署名（送信後〜数時間以内）
相手がメールを確認し、契約書に署名します。急ぎであることを伝えておけば、優先的に対応してもらえることが多いです。署名が完了すると、リアルタイムで通知が届きます。
ステップ4：自社の署名（相手の署名後すぐ）
署名順が「相手→自社」の場合、相手が署名したらすぐに自社側も署名します。自社側で承認フローがある場合は、あらかじめ承認者に待機してもらうとスムーズです。
ステップ5：契約成立
双方の署名が完了すると、契約が成立します。締結済みの契約書PDFが双方にメールで届きます。
即日締結を成功させるコツ
午前中に動き始める
「今日中に」といっても、夕方から動き始めると相手が対応できないことがあります。即日締結を目指すなら、午前中のうちに契約内容を合意し、契約書を送信しましょう。相手にも対応する時間の余裕を与えられます。
電話でフォローする
メールだけでなく、電話でも連絡しましょう。「今、契約書をメールで送りましたので、ご確認をお願いします」と一言添えるだけで、相手の優先度が上がります。メールが埋もれてしまうリスクも減らせます。
署名方法を事前に案内する
相手が電子契約に慣れていない場合、署名方法の案内をしておきましょう。「メールで届くリンクを開いて、内容を確認して、署名ボタンを押すだけです」と伝えておけば、スムーズに進みます。
社内の根回しをしておく
自社内で契約書の承認が必要な場合、事前に根回ししておきましょう。「今日中に締結したい案件があるので、契約書が上がったらすぐに承認をお願いします」と伝えておけば、待ち時間を最小限にできます。
即日締結が難しいケース
相手の社内承認に時間がかかる
相手側に複雑な承認フローがある場合、即日締結は難しいことがあります。事前に「決裁に何日くらいかかりますか」と確認しておきましょう。
契約内容の交渉が必要
契約条件について交渉が発生すると、その分時間がかかります。交渉が予想される案件は、余裕を持ったスケジュールを設定しましょう。
相手が電子契約に慣れていない
電子契約が初めての相手は、操作に時間がかかることがあります。事前に説明の時間を取るか、電話でサポートしながら進めましょう。
緊急時の代替案
対面での電子署名
相手と対面で会える場合、その場でタブレットやスマートフォンを使って電子署名してもらう方法もあります。契約書を送信し、相手のスマホで署名してもらえば、その場で契約が成立します。
PDF署名の活用
電子契約サービスを使わずに、PDFに電子署名を行う方法もあります。ただし、法的な証拠力やセキュリティの面では、電子契約サービスを利用する方が安心です。
まとめ
電子契約を活用すれば、急ぎの契約も即日で締結できます。テンプレートの準備、相手情報の事前確認、電話でのフォローなど、準備と段取りがポイントです。
「今日中に契約したい」という場面は、ビジネスの現場では珍しくありません。電子契約という選択肢があれば、チャンスを逃さず、スピーディーにビジネスを進められます。いざというときに慌てないよう、普段から電子契約の運用に慣れておくことをお勧めします。