紙契約書のアーカイブ戦略
電子契約を導入しても、過去に締結した紙の契約書は残ります。また、一部の契約は引き続き紙で締結するケースもあるでしょう。これらの紙の契約書をどのように管理・保管・アーカイブすべきでしょうか。
本記事では、紙の契約書と電子契約を併用する企業のための、紙契約書のアーカイブ戦略を解説します。
紙契約書の現状把握
まず現状を確認
アーカイブ戦略を立てる前に、現状を把握しましょう。
確認すべき項目
紙の契約書は何件あるか、どこに保管されているか（オフィス内、外部倉庫等）を確認します。保管方法（キャビネット、ダンボール箱等）や分類方法（取引先別、年度別、契約種類別等）、有効な契約と終了した契約の割合も把握しておきましょう。
課題の洗い出し
保管スペースが不足していたり、契約書を探すのに時間がかかったりしていないでしょうか。保管状態が悪く劣化や紛失のリスクがあったり、保管コストがかかっていたりする場合もあります。誰がどの契約書を持っているか分からないという問題もあるかもしれません。
アーカイブの選択肢
選択肢1：紙のまま保管継続
従来通り、紙の契約書を紙のまま保管します。
メリット
追加の作業・コストが不要で、原本性が明確であることがメリットです。
デメリット
保管スペースが必要で、検索性が低く、劣化・紛失リスクがあります。
適するケース
契約書の数が少ない場合、保管スペースに余裕がある場合、検索の頻度が低い場合に適しています。
選択肢2：スキャンして電子化（原本は保管）
紙の契約書をスキャンして電子化し、原本は引き続き保管します。
メリット
電子データで検索可能になり、原本が残るため法的リスクが低いです。リモートからも参照可能になります。
デメリット
スキャン作業の手間・コストがかかり、原本の保管スペースは引き続き必要です。二重管理になる点も課題です。
適するケース
検索性を向上させたい場合、電子契約サービスで一元管理したい場合、原本の保管は継続できる場合に適しています。
選択肢3：スキャンして電子化（原本は廃棄）
紙の契約書をスキャンして電子化し、原本は廃棄します。
メリット
保管スペースが不要になり、電子データで一元管理でき、保管コストの削減が可能です。
デメリット
スキャン要件を満たす必要があり、法的リスクの評価が必要です。すべての契約書で可能とは限りません。
適するケース
保管スペースの削減が急務な場合、スキャナ保存の要件を満たせる場合、法的リスクを評価・許容できる場合に適しています。
選択肢4：外部倉庫サービスの活用
紙の契約書を外部の書類保管サービスに委託します。
メリット
オフィスの保管スペースが不要で、専門業者による適切な保管環境が得られます。必要時に取り寄せも可能です。
デメリット
保管コストがかかり、取り寄せに時間がかかります。契約期間によっては割高になることもあります。
適するケース
オフィススペースが限られている場合、アクセス頻度が低い契約書の場合、法定保管期間の長い書類の場合に適しています。
スキャナ保存の要件（電子帳簿保存法）
スキャナ保存とは
電子帳簿保存法に基づき、紙の書類をスキャンして電子データで保存することが認められています。ただし、一定の要件を満たす必要があります。
主な要件
1. 入力期間の制限
重要書類（契約書等）は最長約2ヶ月＋7営業日以内にスキャンする必要があります。一般書類は期間制限がありません。
2. 解像度・カラー
解像度は200dpi以上が必要で、カラー画像での保存が求められます（グレースケール可の書類もあります）。
3. タイムスタンプ
入力期間内にタイムスタンプを付与するか、訂正削除の履歴が残るシステムで保存する必要があります。
4. 検索機能
取引年月日、取引金額、取引先で検索できることが必要です。範囲指定や複合条件での検索も求められます。
5. 見読可能性
ディスプレイやプリンターで出力可能で、整然・明瞭に出力できることが必要です。
原本廃棄の判断
スキャナ保存の要件を満たせば、原本の廃棄は可能です。ただし、法的紛争時の証拠としての価値、取引先との関係（原本を求められる可能性）、社内規程との整合性などを考慮して判断しましょう。
アーカイブの実務
分類・整理
契約書の分類
有効な契約は現在効力がある契約で、優先的に電子化します。終了した契約は保管義務期間内の契約です。保管期間満了の契約は廃棄可能な契約です。
保管期間の確認
法定保管期間（7年、10年等）や社内規程による保管期間を確認します。契約終了後の期間にも注意が必要です。
電子化の進め方
優先順位の設定
有効な契約を優先的に電子化し、アクセス頻度の高い契約を優先します。終了した契約は後回しでも構いません。
スキャン方法
自社でスキャンする場合は、スキャナーとOCRソフトを使用します。外部委託する場合は、スキャン代行サービスを利用します。
メタデータの入力
契約書名、取引先名、契約日、契約期間など、検索に必要な情報を正確に入力します。
原本の取り扱い
電子化後も保管する場合
保管場所の整理（オフィス内か外部倉庫か）を行い、保管状態の確認（湿度、温度、直射日光を避ける）を行います。保管期限の管理も忘れずに行いましょう。
廃棄する場合
廃棄基準を明確化し、廃棄承認のプロセスを定めます。機密文書は専門業者に委託（シュレッダー、溶解処理）し、廃棄記録を保存します。
紙と電子の併用管理
管理の一元化
紙の契約書（またはスキャンデータ）と電子契約を、できるだけ一元管理することで、検索性・管理効率が向上します。電子契約サービスにスキャンデータをアップロードし、紙の原本の保管場所情報も登録します。これにより、同じ検索インターフェースで検索可能になります。
移行期間中のルール
電子契約への移行期間中は、紙と電子が混在します。ルールを明確にしましょう。どの契約は電子、どの契約は紙で締結するか、紙の契約書の保管場所・保管方法、スキャン電子化の対象・タイミングなどを決めておきます。
コスト比較
紙保管のコスト
保管スペースのコスト（オフィス賃料の一部）、キャビネット等の備品コスト、外部倉庫の保管料、検索・取り出しの人件費などがかかります。
電子化のコスト
スキャン作業コスト（自社か外部委託か）、電子契約サービスの利用料、メタデータ入力の人件費などがかかります。
比較のポイント
一般的に、契約書の件数が多く、保管期間が長い場合は、電子化のメリットが大きくなります。初期コストはかかりますが、長期的な保管コスト・検索効率を考慮して判断しましょう。
まとめ：紙と電子のハイブリッド管理
電子契約を導入しても、過去の紙契約書の管理は残ります。現状を把握し、適切なアーカイブ戦略を選択しましょう。
スキャンして電子化することで、検索性の向上と保管スペースの削減が期待できます。電子帳簿保存法のスキャナ保存要件を満たせば、原本の廃棄も可能です。
紙と電子を一元管理できる仕組みを構築し、効率的な契約管理を実現しましょう。