月5件以下の契約でも電子契約を導入すべき理由
「うちは契約件数が少ないから、電子契約を導入するほどでもない」——そう考えている経営者の方は多いのではないでしょうか。確かに、月に何十件も契約を締結する企業と比べれば、効率化の効果は小さく見えるかもしれません。
しかし、契約件数が少ない会社こそ、電子契約のメリットを享受できる場合があります。本記事では、月5件以下の契約でも電子契約を導入すべき理由を解説します。
「契約件数が少ない=導入不要」は本当か？
件数が少ないからこそ1件の重みが大きい
月に5件以下しか契約がないということは、1件1件の契約が会社にとって重要だということです。大口の取引先との契約、年間契約、長期の業務委託契約など、1件で大きな売上や利益につながる契約が多いのではないでしょうか。そのような重要な契約こそ、しっかりと管理すべきです。
少ないからこそ管理がおろそかになりがち
契約件数が多ければ、管理の仕組みを作らざるを得ません。しかし、件数が少ないと「まあ覚えているから大丈夫」と、契約書をデスクの引き出しにしまったまま忘れてしまうことがあります。更新期限を見落としたり、契約内容を忘れてしまったりするリスクがあります。
紙の契約書は件数に関係なく手間がかかる
月1件でも月100件でも、紙の契約書を処理する手順は同じです。印刷、製本、押印、封入、郵送、返送待ち、ファイリング。件数が少ないからといって、これらの手間が減るわけではありません。むしろ、たまにしかやらないからこそ、手順を忘れてしまい余計に時間がかかることもあります。
少件数でも電子契約を導入すべき5つの理由
理由1：印紙税の節約
電子契約には印紙税がかかりません。月に数件でも、印紙税が必要な契約（請負契約、不動産関連契約など）があれば、年間で数千円〜数万円の節約になります。電子契約サービスの月額料金が印紙税の節約分でまかなえることも珍しくありません。
理由2：契約締結のスピード
郵送の往復には3〜5日かかります。電子契約なら、相手がメールを確認すればその場で署名完了。急ぎの案件でも、契約締結の遅れで機会を逃すことがなくなります。月に数件だからこそ、1件1件をスピーディーに処理したいものです。
理由3：契約書の確実な保管
件数が少ないからこそ、「あの契約書どこにしまったっけ？」となりがちです。電子契約サービスなら、すべての契約書がクラウドに自動保存されます。数年後に「あの契約の内容を確認したい」と思ったとき、検索ですぐに見つけられます。
理由4：取引先からの信頼
電子契約を使っている会社は、「デジタル化に対応している会社」という印象を与えます。大手企業では電子契約が標準になりつつあり、「まだ紙ですか？」と思われることもあります。電子契約に対応していることは、取引先からの信頼にもつながります。
理由5：いつでもどこでも対応可能
出張中、外出中、自宅でのテレワーク中でも、スマートフォンやノートPCがあれば契約書の確認・署名ができます。「事務所に戻らないと対応できない」という制約から解放されます。件数が少ないからこそ、発生したときにすぐ対応できる体制が重要です。
少件数向けの電子契約サービスの選び方
従量課金型を選ぶ
電子契約サービスには、月額固定のプランと、契約1件ごとに課金される従量課金プランがあります。月5件以下なら、従量課金型の方がコストを抑えられる場合が多いです。月額基本料金が無料または低額で、送信1件あたり数百円というプランを探しましょう。
無料プランを活用する
多くの電子契約サービスには、月の送信件数に制限がある無料プランがあります。月1〜3件程度なら、無料プランで十分対応できることもあります。まずは無料プランで始めて、件数が増えてきたら有料プランに移行する方法もあります。
シンプルな機能で十分
高度なワークフロー機能やAPI連携は、件数が少ない会社には必要ありません。契約書の送信、署名、保管という基本機能がしっかりしているサービスを選びましょう。機能が多すぎると、かえって使いこなせません。
導入のハードルは思ったより低い
すぐに使い始められる
電子契約サービスのアカウント作成は数分で完了します。クレジットカードがあればその場で契約でき、すぐに使い始められます。導入に何週間もかかるようなものではありません。
取引先への説明も簡単
「メールで届くリンクをクリックして、内容を確認して、署名ボタンを押すだけです」——取引先への説明はこれで十分です。相手にとっても、紙を印刷して押印して返送するより簡単です。
最初の1件が一番大変
最初の1件を電子契約で送信するときは、少し緊張するかもしれません。しかし、一度やってみれば「こんなに簡単だったのか」と感じるはずです。2件目からは迷うことなく使えるようになります。
コストシミュレーション
月3件の契約を想定した場合
紙の契約書の場合、印刷・郵送費が往復で約500円/件、印紙税（仮に200円）がかかり、月に約2,100円のコスト。電子契約（従量課金型・送信1件200円）の場合、月600円。差額は月1,500円、年間18,000円の節約になります。これに加えて、時間の節約効果もあります。
月5件の契約を想定した場合
紙の場合は月約3,500円、電子契約（従量課金型）は月1,000円。差額は月2,500円、年間30,000円の節約。印紙税が高額な契約（数千円〜数万円）が含まれていれば、さらに節約効果は大きくなります。
まとめ
月5件以下の契約でも、電子契約を導入するメリットは十分にあります。印紙税の節約、スピードアップ、確実な保管、取引先からの信頼——これらは契約件数に関係なく得られるメリットです。
「件数が少ないから」と躊躇せず、むしろ「件数が少ない今のうちに」電子契約に慣れておくことをお勧めします。ビジネスが成長して契約件数が増えたとき、すでに電子契約の基盤ができていれば、スムーズにスケールできます。
まずは無料プランや従量課金プランで、1件から始めてみてください。