初めての電子契約—最初に電子化すべき契約書とは？
「電子契約を導入したいけど、どの契約から始めればいいの？」「いきなり全部を電子化するのは不安」——電子契約を初めて導入する企業から、こうした声をよく聞きます。
本記事では、電子契約を始めるときに最初に電子化すべき契約書と、段階的に導入を進めるためのポイントを解説します。
電子化に向いている契約書の特徴
定型的で繰り返し使う契約書
同じ内容の契約を繰り返し締結する場合、電子契約のメリットが大きくなります。テンプレートを作っておけば、毎回ゼロから作る必要がなく、効率化の効果が実感しやすいです。
相手方が電子契約に慣れている
すでに電子契約に慣れている取引先との契約から始めると、スムーズに進みます。相手が抵抗感を持っている場合は、後回しにしても構いません。
金額が小さく、リスクが低い
最初は金額が小さく、万が一トラブルがあっても影響が限定的な契約から始めると安心です。慣れてきたら、より重要な契約にも広げていきましょう。
最初におすすめの契約書
1. 秘密保持契約書（NDA）
秘密保持契約書は、最初に電子化する契約として最もおすすめです。
理由：
- ほぼ定型的な内容で、テンプレート化しやすい
- 商談の初期段階で締結するため、件数が多い
- 金額の取り決めがないため、リスクが低い
- 相手も「NDAは電子でいい」と受け入れやすい
NDAから始めて、電子契約の操作に慣れましょう。
2. 業務委託契約書
フリーランスや外注先との業務委託契約も、電子化に向いています。
理由：
- フリーランスは電子契約に慣れている人が多い
- 毎月や案件ごとに締結することも多く、効率化の効果が大きい
- パソコンやスマホでの署名に抵抗がない
3. 取引基本契約書
新規取引先との取引基本契約も、電子化しやすい契約です。
理由：
- 新規取引の場合、最初から電子契約で始められる
- 「これからのお付き合いは電子契約で」と自然に伝えられる
- 一度締結すれば長期間有効なため、繰り返しの手間がない
4. 契約更新の契約書
既存取引先との契約更新も、電子化の良いタイミングです。
理由：
- すでに関係性ができている取引先なので、提案しやすい
- 契約更新は定期的に発生するため、効率化の効果が積み重なる
- 「次回更新から電子契約にしませんか」と自然に切り出せる
後回しにした方がいい契約書
相手が電子契約に消極的な場合
「紙がいい」と言っている取引先との契約は、最初は紙のままにしておき、電子契約に慣れてから再度提案しましょう。
社内承認が複雑な契約
社内で複数の部門の承認が必要な契約は、承認フローの整備が必要です。まずはシンプルな契約から始めて、後から対応しましょう。
法的に紙が必要な契約
一部の契約（定期借地契約、定期借家契約など）は、法律で書面が求められています。これらは電子化できないため、除外しましょう。
過去の契約書の電子化
すでに締結済みの紙の契約書を電子化するのは、最初の目標としては大きすぎます。まずは新規の契約から電子化し、過去分は後から検討しましょう。
段階的な導入ステップ
ステップ1：1種類の契約で試す（1〜2ヶ月目）
NDAなど1種類の契約だけを電子化します。操作に慣れ、問題点があれば洗い出します。
ステップ2：2〜3種類に拡大（3〜4ヶ月目）
業務委託契約や取引基本契約など、2〜3種類の契約に拡大します。テンプレートを整備し、社内の運用ルールを固めます。
ステップ3：主要な契約に拡大（5〜6ヶ月目）
売買契約、サービス契約など、主要な契約を電子化します。取引先への説明方法も確立し、電子契約を標準にしていきます。
ステップ4：全社展開（6ヶ月目以降）
電子化可能なすべての契約を電子契約に移行します。例外（紙を希望する取引先など）は個別対応とします。
最初の契約を成功させるポイント
協力的な取引先を選ぶ
最初の電子契約は、電子契約に前向きな取引先と締結しましょう。成功体験を積むことで、自信を持って他の取引先にも展開できます。
シンプルな契約書を使う
ページ数が少なく、シンプルな契約書から始めましょう。複雑な契約書は、操作に慣れてからにします。
事前に操作を練習する
本番の契約を送信する前に、社内でテスト送信を行いましょう。自分宛てに契約書を送って、署名者側の操作も確認しておきます。
取引先にも事前連絡
「次回から電子契約を使わせていただきたいのですが」と事前に連絡しておくと、スムーズに進みます。突然送りつけると、戸惑わせてしまうことがあります。
最初の1件が終わったら
振り返りを行う
最初の電子契約が完了したら、振り返りを行いましょう。「スムーズにいった点」「改善したい点」を整理します。
テンプレートを改善
使いにくかった点があれば、テンプレートを改善します。入力項目を減らす、説明文を追加するなど、次回に活かしましょう。
次の契約に進む
1件成功したら、次の契約に進みましょう。成功体験を積み重ねることで、電子契約が当たり前になっていきます。
まとめ
電子契約を始めるなら、NDA、業務委託契約、取引基本契約など、定型的でリスクの低い契約から始めましょう。協力的な取引先と成功体験を積み、徐々に範囲を広げていくのが、失敗しない導入のコツです。
最初の1件を締結すれば、「思ったより簡単だった」と感じるはずです。まずは一歩を踏み出してみてください。