雇用契約書の電子化が可能に
2019年4月の労働基準法施行規則改正により、労働条件通知書の電子交付が認められるようになりました。これにより、入社手続きのペーパーレス化が大きく前進しています。
本記事では、雇用契約書・労働条件通知書を電子化する際の法的要件と、実務での導入ステップを解説します。
雇用契約書と労働条件通知書の違い
労働条件通知書
労働条件通知書は、使用者が労働者に対して労働条件を明示するための書面です。労働基準法により交付が義務付けられており、使用者から労働者への一方的な通知という性質を持ちます。法律上は労働者の署名・押印は不要であり、明示すべき事項が法定されています。
雇用契約書
雇用契約書は、使用者と労働者が合意した労働条件を記載した契約書です。双方の合意を書面化したものであり、労使双方が署名・押印（または電子署名）を行います。法律上の作成義務はありませんが、後のトラブルを防止するために実務上作成することが多いです。
労働条件通知書兼雇用契約書
実務では、労働条件通知書と雇用契約書を兼ねた「労働条件通知書兼雇用契約書」を使用することが多いです。この形式を採用することで、法定の労働条件明示義務を果たしながら、同時に双方の合意を書面化することができます。
電子交付の法的要件
労働条件通知書の電子交付要件
労働基準法施行規則では、一定の要件を満たせば労働条件通知書の電子交付が認められています。
第一に、労働者の希望があることが必要です。電子交付は労働者が希望した場合に限られ、使用者が一方的に電子交付を強制することはできません。紙での交付を希望する労働者には、従来通り紙の書面を交付する必要があります。
第二に、出力して書面を作成できることが求められます。労働者が電子データを印刷できる状態であることが条件となるため、PDF等の一般的なファイル形式で交付することが望ましいです。
第三に、適切な方法で交付することが必要です。具体的には、ファクシミリ、電子メール等（労働者が個人的に使用するメールアドレスを含む）、SNSのメッセージ機能等による交付が認められています。
電子契約サービスでの対応
電子契約サービスを使った交付も、上記の要件を満たせば有効です。事前に労働者の希望を確認して同意を取得し、電子署名後の契約書をPDFでダウンロード可能な状態とし、労働者のメールアドレスに送信するという流れで対応できます。電子契約サービスを利用することで、署名の取得と交付を一連の流れで完了できるため、業務効率が向上します。
明示すべき労働条件
労働基準法では、労働条件のうち一定の事項について書面（または電子的方法）で明示することを義務付けています。
絶対的明示事項（必ず書面で明示）
以下の事項は、すべての労働契約において必ず書面で明示しなければなりません。労働契約の期間に関する事項、期間の定めがある場合の更新基準、就業の場所・従事する業務、始業・終業時刻、休憩時間、休日、休暇、交替制に関する事項、賃金の決定・計算・支払方法、締切・支払時期、昇給に関する事項、そして退職に関する事項（解雇の事由を含む）が対象となります。
相対的明示事項（定めがある場合に明示）
以下の事項は、会社に定めがある場合に明示が必要となります。退職手当、臨時の賃金・賞与等、食費、作業用品等の負担、安全衛生、職業訓練、災害補償・業務外の傷病扶助、表彰・制裁、休職に関する事項がこれに該当します。
2024年4月からの追加事項
労働条件明示のルールが改正され、2024年4月から新たに明示が必要となった事項があります。就業場所・業務の変更の範囲、有期契約労働者の更新上限、無期転換申込権に関する事項がこれに該当します。特に有期雇用契約を締結する場合は、これらの事項への対応を忘れないようにしてください。
電子化のメリット
1. 入社手続きの効率化
入社手続きには多くの書類が必要です。雇用契約書・労働条件通知書に加えて、秘密保持誓約書、身元保証書、各種同意書など、複数の書類を取り交わす必要があります。これらを電子化することで、印刷・封入・郵送・返送確認といった作業が不要となり、入社手続き全体を効率化できます。
2. 内定者・入社者の負担軽減
紙の契約書では、内定者や入社者が書類を印刷し、署名・押印し、郵送するという手間がかかります。電子契約であれば、スマートフォンからでも署名でき、内定者の負担を大幅に軽減できます。特に複数の書類に署名が必要な場合、電子契約の利便性は顕著です。
3. 契約書の一元管理
従業員ごとの契約書を電子的に一元管理できるようになります。契約内容の確認や更新時期の管理が容易になり、「あの従業員の契約条件はどうなっていたか」と探す手間がなくなります。人事部門の業務効率が大幅に向上します。
4. リモート採用への対応
オンライン面接で採用を決定した場合でも、一度も対面せずに入社手続きを完了できます。地方在住者や海外在住者の採用においても、距離の制約なくスムーズに入社手続きを進められます。
導入ステップ
Step 1: 社内ルールの整備
まず、電子交付の対象とする書類を決定します。雇用契約書・労働条件通知書だけでなく、秘密保持誓約書や各種同意書も含めるかどうかを検討しましょう。次に、電子契約サービスを選定し、運用ルールを策定します。誰が契約書を作成し、誰が承認し、どのように送信するかといった業務フローを明確にしておくことが重要です。
Step 2: テンプレートの作成
雇用形態別のテンプレートを作成します。正社員、契約社員、パート・アルバイトなど、雇用形態によって契約内容が異なるため、それぞれに適したテンプレートが必要です。テンプレート作成時には、法定の明示事項を網羅しているか確認し、就業規則との整合性もチェックしてください。
Step 3: 同意取得の仕組み構築
労働者から電子交付の希望を確認する方法を整備します。内定通知時や入社手続き開始時に、電子交付への同意を求めるフォーマットを準備しましょう。同意を得られない場合は紙での対応が必要となるため、紙での運用も並行して維持できる体制を整えておくことが重要です。
Step 4: 運用開始
新規採用者から順次電子契約を適用していきます。必要に応じて既存従業員の契約更新時にも電子化を進めることができます。運用開始後は、現場からのフィードバックを収集し、運用上の課題があれば改善を重ねていきましょう。
注意点
労働者の希望確認を忘れずに
電子交付は労働者の希望がある場合に限られます。希望しない労働者には、紙の書面で交付する必要があります。「電子交付でいいですか」と確認し、同意を得た記録を残しておくことが重要です。
プリントアウトできる形式で
労働者が印刷して書面を作成できる形式で交付する必要があります。PDF等の一般的なファイル形式を使用し、独自形式のファイルは避けてください。労働者が必要に応じて紙で保管できるようにしておくことが求められます。
到達確認
電子メール等で送信した場合、労働者に到達したことを確認することが望ましいです。電子契約サービスを利用すれば、開封確認機能を活用して到達を確認できます。「送ったはずなのに届いていなかった」というトラブルを防ぐためにも、到達確認は重要です。
保管義務
労働基準法では、労働者名簿、賃金台帳、雇入れ・退職に関する書類を5年間（当面は3年間）保存することが義務付けられています。電子契約で締結した書類も、この保存義務の対象となります。電子契約サービスの保管期間を確認し、必要に応じて自社でもバックアップを保管しておきましょう。
有期雇用契約の更新
契約更新のタイミング
有期雇用契約（契約社員、パート等）では、契約更新が定期的に発生します。更新のたびに紙の契約書を取り交わしていては、人事部門の負担が大きくなります。電子契約を活用することで、更新手続きを効率化し、更新漏れも防止できます。
更新上限の明示
2024年4月から、有期雇用契約の更新上限がある場合は、その旨を明示することが義務付けられました。「更新は最大○回まで」「通算契約期間は最長○年まで」といった更新上限がある場合は、労働条件通知書に明記する必要があります。
無期転換ルール
有期雇用契約が通算5年を超えた場合、労働者は無期雇用契約への転換を申し込むことができます。この無期転換申込権についても説明が必要です。電子契約サービスで契約期間を管理していれば、無期転換の対象となる従業員を把握しやすくなります。
派遣労働者の場合
派遣労働者についても、派遣元と派遣労働者の間で労働条件通知書の電子交付が可能です。ただし、いくつかの点に注意が必要です。
派遣労働者本人の希望があることが前提となります。また、就業条件明示書についても派遣労働者の希望があれば電子交付が可能です。なお、派遣先への通知書類は派遣労働者への通知とは別の取り扱いとなるため、混同しないよう注意してください。
まとめ：入社手続きの電子化で効率化を
雇用契約書・労働条件通知書の電子化は、人事部門の業務効率化に大きく貢献します。2019年の法改正により電子交付が可能になり、多くの企業で導入が進んでいます。
導入にあたっては、労働者の希望確認、法定明示事項の網羅、保管義務への対応など、法的要件を満たす必要があります。電子契約サービスを活用し、入社手続き全体のペーパーレス化を進めましょう。