電子契約のKPI設計
電子契約を導入したら、その効果を測定し、継続的に改善していくことが重要です。「導入したけど、効果が分からない」「経営層に成果を報告できない」という状況を避けるため、適切なKPI（重要業績評価指標）を設計しましょう。
本記事では、電子契約のKPI設計の考え方と、具体的な指標の例を解説します。
なぜKPIが必要か
1. 効果の可視化
電子契約の導入効果を客観的な数字で示すことができます。コスト削減効果の測定、業務効率化の定量化、導入前後の比較など、KPIを設定することで成果を明確に把握できます。
2. 継続的な改善
KPIをモニタリングすることで、課題を発見し、改善につなげられます。目標と実績のギャップの把握、ボトルネックの特定、改善施策の効果測定など、PDCAサイクルを回すための基盤となります。
3. 経営層への報告
経営層に対して、投資対効果を報告できます。定量的な成果報告、追加投資の判断材料、他部門への展開の根拠など、経営判断に必要な情報を提供できます。
KPIの設計ステップ
ステップ1：目的の明確化
電子契約導入の目的を明確にします。目的によって、重視するKPIが変わります。
目的の例
目的の例としては、コスト削減（印紙税、郵送費等）、契約締結のスピードアップ、契約管理の効率化、リモートワーク対応、ペーパーレス化（ESG対応）などがあります。自社の導入目的を明確にした上で、KPIを設計しましょう。
ステップ2：KPIの選定
目的に応じたKPIを選定します。測定可能で、アクションにつなげやすい指標を選びましょう。
ステップ3：目標値の設定
各KPIの目標値を設定します。現実的かつチャレンジングな目標を設定しましょう。
ステップ4：測定方法の確立
KPIを継続的に測定する仕組みを作ります。電子契約サービスのレポート機能を活用しましょう。
ステップ5：定期的なレビュー
定期的にKPIをレビューし、改善につなげます。
KPIの分類と具体例
1. コスト関連KPI
印紙税削減額
印紙税削減額は、電子契約で締結した契約の印紙税相当額を合計して計算します。測定頻度は月次または年次とし、「年間○○万円の削減」といった目標を設定しましょう。
郵送費削減額
郵送費削減額は、電子契約で締結した件数に1件あたりの郵送費を掛けて計算します。測定頻度は月次または年次とし、「年間○○万円の削減」といった目標を設定します。
紙・印刷コスト削減額
紙・印刷コスト削減額は、削減した紙の枚数に1枚あたりのコストを掛けて計算します。測定頻度は月次または年次で行いましょう。
トータルコスト削減額
トータルコスト削減額は、上記の合計から電子契約サービス利用料を差し引いて計算します。測定頻度は年次とし、投資対効果の総合評価に活用します。
2. 効率関連KPI
契約締結リードタイム
契約締結リードタイムとは、契約書作成から署名完了までの日数を指します。署名完了日から契約書作成日を引いた日数の平均で計算し、測定頻度は月次、「平均○日以内」といった目標を設定します。
署名完了率
署名完了率とは、送信した契約のうち署名が完了した割合です。署名完了件数を送信件数で割って100を掛けて算出し、測定頻度は月次、「○○%以上」といった目標を設定します。
署名までの平均時間
署名までの平均時間とは、契約書送信から相手方の署名完了までの時間です。送信から署名完了までの時間の平均で計算し、測定頻度は月次で行います。
承認プロセス所要時間
承認プロセス所要時間とは、社内の承認フローにかかる時間です。承認完了日時から承認依頼日時を引いた時間の平均で計算し、測定頻度は月次で行います。
3. 利用状況KPI
電子契約利用件数
電子契約利用件数とは、電子契約で締結した契約の件数です。測定頻度は月次とし、「月間○○件以上」といった目標を設定します。
電子契約利用率
電子契約利用率とは、全契約のうち電子契約で締結した割合です。電子契約件数を全契約件数で割って100を掛けて算出し、測定頻度は月次、「○○%以上」といった目標を設定します。
部門別利用件数
部門別利用件数とは、部門ごとの電子契約利用件数です。測定頻度は月次とし、利用が少ない部門へのフォローアップに活用します。
契約種類別利用件数
契約種類別利用件数とは、NDA、業務委託などの契約種類ごとの件数です。測定頻度は月次とし、電子化が進んでいない契約種類の特定に活用します。
4. 品質関連KPI
契約書の検索成功率
契約書の検索成功率とは、検索して目的の契約書が見つかる割合です。利用者アンケートを通じて測定します。
契約期限の管理率
契約期限の管理率とは、期限管理が適切にできている契約の割合です。期限アラート設定済み件数を有効契約件数で割って100を掛けて算出します。
エラー発生率
エラー発生率とは、署名依頼のエラー（メール不達等）の発生率です。エラー件数を送信件数で割って100を掛けて算出します。
5. 環境関連KPI
紙削減量
紙削減量とは、電子契約により削減した紙の枚数です。電子契約件数に1件あたりの平均枚数を掛けて計算し、「年間○○枚削減」といった目標を設定します。
CO2削減量
CO2削減量とは、紙・郵送削減によるCO2排出削減量です。紙削減量に1枚あたりCO2を掛けた値と、郵送削減件数に1件あたりCO2を掛けた値を合計して算出します。
KPIダッシュボードの構築
ダッシュボードに含める項目
KPIダッシュボードには、主要KPIの推移グラフ、目標と実績の比較、前月比・前年比、部門別・契約種類別の内訳などを含めましょう。視覚的に分かりやすく、アクションにつなげやすいダッシュボードを設計することが重要です。
レポート頻度
レポート頻度は、KPIの性質に応じて設定します。週次では利用件数や署名完了件数を確認し、月次では主要KPIの月次レビューを行います。四半期には経営層への報告を行い、年次では年間の効果測定と次年度目標設定を実施しましょう。
KPI運用のポイント
1. 測定可能な指標を選ぶ
電子契約サービスのレポート機能や、手動で収集できる範囲で、継続的に測定できる指標を選びましょう。
2. 少数の重要指標に絞る
KPIが多すぎると管理が大変になります。最初は3〜5個程度の重要指標に絞りましょう。
3. ベースラインを測定
導入前（または導入初期）のベースラインを測定しておくことで、改善効果を示せます。
4. アクションにつなげる
KPIは測定するだけでなく、改善アクションにつなげることが重要です。目標未達の場合は原因を分析し、対策を講じましょう。
5. 定期的に見直す
KPIは固定ではありません。運用の成熟度に応じて、見直しましょう。
まとめ：KPIで電子契約の効果を最大化
電子契約の導入効果を最大化するためには、適切なKPIを設計し、継続的にモニタリングすることが重要です。コスト削減、効率化、利用状況、品質、環境など、多角的な視点でKPIを設定しましょう。
KPIをダッシュボードで可視化し、定期的にレビューすることで、課題の発見と改善につなげられます。経営層への報告にも活用し、電子契約の価値を社内に示しましょう。