案内前に準備しておくこと
想定される質問への回答を用意する
取引先から寄せられる可能性のある質問に、事前に回答を準備しておきましょう。
よくある質問
| 質問 | 回答のポイント |
|---|---|
| 法的に有効なのか？ | 電子署名法により紙の契約書と同等の効力がある |
| 操作は難しくないか？ | メールを受信してクリックするだけで完了する |
| 費用はかかるのか？ | 受信側（取引先）の費用負担はない |
| アカウント登録は必要か？ | 多くのサービスでは不要 |
| 紙での対応は可能か？ | 希望があれば紙でも対応可能 |
| セキュリティは大丈夫か？ | 暗号化、タイムスタンプ等で保護されている |
社内の問い合わせ窓口を決める
取引先からの問い合わせに対応する窓口を明確にしておきます。担当者名、電話番号、メールアドレスを案内文に記載できるようにしましょう。
案内のタイミングを決める
案内のタイミングによって、文面や伝え方が変わります。
| タイミング | 特徴 | 適した案内方法 |
|---|---|---|
| 新規取引開始時 | 最初から電子契約を前提にできる | 取引条件の一部として説明 |
| 契約更新時 | 自然な切り替えのタイミング | 更新案内と合わせて通知 |
| 導入時の一斉案内 | 既存取引先全体に周知できる | 正式な案内状として送付 |
案内文作成の基本原則
原則1：取引先のメリットを先に伝える
自社の都合ではなく、取引先にとってのメリットを先に伝えましょう。
良い例
「印紙税のご負担がなくなり、郵送のお手間も省けます」
避けたい例
「当社の業務効率化のため、電子契約に移行します」
原則2：操作の簡便さを強調する
「難しそう」という先入観を払拭するため、操作が簡単であることを具体的に伝えます。
良い例
「届いたメールのリンクをクリックし、内容をご確認のうえ『同意』ボタンを押すだけで完了します」
避けたい例
「電子署名を付与していただきます」（専門用語は避ける）
原則3：選択肢を残す
電子契約を強制するのではなく、紙での対応も可能であることを伝えます。これにより、取引先は安心して検討できます。
良い例
「ご事情により書面での契約をご希望の場合は、お申し付けください」
原則4：問い合わせ先を明記する
疑問や不安がある場合にすぐに連絡できるよう、問い合わせ先を明記します。
テンプレート集
テンプレート1：一斉案内（正式な案内状）
既存の取引先全体に電子契約の導入を案内する場合の正式な文面です。
件名：契約書の電子化に関するご案内
〇〇〇〇年〇月〇日
お取引先各位
株式会社〇〇〇〇
代表取締役 〇〇 〇〇
契約書の電子化についてのお願い
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、このたび弊社では、業務効率化ならびに環境負荷低減への取り組みの一環として、契約書の電子化を推進することといたしました。
つきましては、貴社とのお取引におきましても、今後は電子契約サービスを利用した契約締結をお願いしたく、ご案内申し上げます。
■ 電子契約の概要
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 利用サービス | 〇〇〇〇（電子契約サービス名） |
| 対象となる契約 | 秘密保持契約、業務委託契約、売買契約 等 |
| 開始時期 | 〇〇〇〇年〇月より順次 |
■ お手続きの流れ
- 弊社より、契約書確認のご依頼メールをお送りします
- メール内のリンクから契約内容をご確認ください
- 内容にご同意いただける場合は、「同意」ボタンをクリックしてください
- 双方の同意完了後、締結済みの契約書がメールで届きます
※アカウント登録は不要です
※受信側（貴社）のご費用負担はございません
■ 電子契約のメリット
- 印紙税が不要となります
- 郵送の手間と時間が省けます
- 契約締結までの期間が短縮されます
- 締結済み契約書はいつでもオンラインで確認できます
■ 法的有効性について
電子署名法により、電子契約は紙の契約書と同等の法的効力を有します。また、タイムスタンプにより、契約締結日時と改ざんがないことが証明されます。
■ 書面での対応について
ご事情により書面での契約をご希望の場合は、その旨お申し付けください。従来どおり書面での対応も承ります。
ご不明な点がございましたら、下記担当者までお気軽にお問い合わせください。
何卒ご理解とご協力を賜りますよう、お願い申し上げます。
敬具
【本件に関するお問い合わせ先】
株式会社〇〇〇〇 〇〇部
担当：〇〇
電話：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
メール：〇〇〇〇@〇〇〇〇.co.jp
テンプレート2：メールでの案内（カジュアル版）
日常的にメールでやり取りしている取引先への案内文です。
件名：【ご案内】契約書の電子化について
〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様
いつもお世話になっております。
株式会社〇〇〇〇の〇〇です。
このたび、弊社では契約業務の効率化を目的として、
電子契約サービス「〇〇〇〇」を導入いたしました。
今後、貴社とのご契約につきましても、
電子契約でのお手続きをお願いできればと存じます。
【電子契約の流れ】
- 弊社からメールで契約書をお送りします
- メール内のリンクをクリックして内容をご確認ください
- 問題なければ「同意」ボタンを押してください
- これで手続き完了です（所要時間：数分程度）
【ポイント】
- アカウント登録は不要です
- 貴社のご費用負担はありません
- スマートフォンからでもお手続き可能です
- 印紙税が不要になります
電子署名法により、紙の契約書と同等の法的効力がございますので、
ご安心ください。
なお、ご事情により書面でのご契約をご希望の場合は、
遠慮なくお申し付けください。対応いたします。
ご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。
何卒よろしくお願いいたします。
株式会社〇〇〇〇
〇〇部 〇〇 〇〇
TEL：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
Email：〇〇〇〇@〇〇〇〇.co.jp
テンプレート3：契約更新時の案内
契約更新のタイミングで電子契約への移行を案内する文面です。
件名：【〇〇契約】更新および電子契約へのご案内
〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様
いつもお世話になっております。
株式会社〇〇〇〇の〇〇です。
さて、貴社との〇〇契約につきまして、
〇〇年〇月〇日に契約期間満了を迎えます。
引き続きお取引をお願いしたく、契約更新のご案内を申し上げます。
つきましては、今回の更新より、電子契約での締結を
お願いできればと存じます。
【更新契約の概要】
- 契約名：〇〇契約
- 更新後の契約期間：〇〇年〇月〇日～〇〇年〇月〇日
- 契約内容：現行契約と同条件
【電子契約について】
弊社では〇〇年〇月より電子契約サービスを導入しております。
電子契約では、以下のメリットがございます。
- 印紙税が不要
- 郵送の手間がなく、スピーディに締結可能
- 契約書の紛失リスクがない
お手続きは、弊社からお送りするメールのリンクをクリックし、
内容をご確認のうえ「同意」ボタンを押していただくだけで完了します。
（アカウント登録不要、費用負担なし）
ご了承いただける場合は、本メールにご返信いただくか、
下記担当者までご連絡ください。
追って、電子契約の手続きをご案内いたします。
なお、書面での契約をご希望の場合は、その旨お知らせください。
ご検討のほど、よろしくお願いいたします。
株式会社〇〇〇〇
〇〇部 〇〇 〇〇
TEL：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
Email：〇〇〇〇@〇〇〇〇.co.jp
テンプレート4：新規取引開始時の案内
新規の取引先に対して、最初から電子契約での締結を案内する文面です。
件名：【〇〇契約】契約書のご案内
〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様
お世話になります。
株式会社〇〇〇〇の〇〇です。
このたびは弊社との新規お取引をご検討いただき、
誠にありがとうございます。
早速ではございますが、〇〇契約の締結についてご案内いたします。
弊社では、契約書の締結に電子契約サービス「〇〇〇〇」を
利用しております。
【お手続きの流れ】
- 本メールとは別に、〇〇〇〇（サービス名）より契約書確認のメールが届きます
（送信元：〇〇〇〇@〇〇〇〇.com） - メール内のリンクから契約内容をご確認ください
- 内容にご同意いただける場合は、画面上で「同意」をクリックしてください
- 双方の同意完了後、締結済みの契約書がメールで届きます
【ご参考】
- アカウント登録：不要
- 貴社のご費用負担：なし
- 所要時間：5分程度
- 法的効力：紙の契約書と同等（電子署名法に基づく）
ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
契約締結後、お取引を開始させていただければと存じます。
何卒よろしくお願いいたします。
株式会社〇〇〇〇
〇〇部 〇〇 〇〇
TEL：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
Email：〇〇〇〇@〇〇〇〇.co.jp
テンプレート5：取引先向けFAQ
案内文と合わせて送付できるFAQ資料です。
電子契約に関するよくあるご質問
Q1. 電子契約は法的に有効ですか？
はい、有効です。電子署名法により、一定の要件を満たす電子署名が付された電子文書は、紙の契約書に押印がある場合と同等の法的効力が認められています。
Q2. 操作は難しくないですか？
いいえ、とても簡単です。届いたメールのリンクをクリックし、内容を確認して「同意」ボタンを押すだけで完了します。特別なソフトのインストールやアカウント登録は必要ありません。
Q3. 費用はかかりますか？
受信側（貴社）のご費用負担はございません。
Q4. パソコンがないと利用できませんか？
スマートフォンやタブレットからでもお手続きいただけます。
Q5. 届いたメールが迷惑メールフォルダに入ってしまったら？
迷惑メールフォルダをご確認ください。事前に「〇〇〇〇@〇〇〇〇.com」からのメールを受信できるよう設定いただくと安心です。
Q6. 契約書の内容を社内で確認してから署名できますか？
はい、可能です。届いたメールのリンクから契約内容をご確認いただき、社内での確認・承認後に「同意」ボタンを押していただければ結構です。
Q7. 間違えて「同意」を押してしまった場合はどうなりますか？
同意後の取り消しについては、弊社担当者までご連絡ください。状況に応じて対応いたします。
Q8. 締結した契約書はどこで確認できますか？
締結完了後、契約書のPDFファイルがメールで届きます。また、電子契約サービス上でもいつでも確認・ダウンロードが可能です。
Q9. 紙の契約書で対応してもらうことはできますか？
はい、可能です。ご事情により書面での契約をご希望の場合は、担当者までお申し付けください。
Q10. セキュリティは大丈夫ですか？
利用している電子契約サービス「〇〇〇〇」は、通信の暗号化、データの暗号化、タイムスタンプの付与など、高いセキュリティ基準を満たしています。また、ISO27001等の認証を取得しています。
伝え方のコツ
コツ1：相手の立場に応じて文面を調整する
取引先の属性によって、強調すべきポイントが異なります。
| 取引先の属性 | 強調すべきポイント |
|---|---|
| IT企業 | スピード、効率性、先進性 |
| 伝統的な企業 | 法的有効性、セキュリティ、紙でも対応可能 |
| 中小企業 | 操作の簡便さ、費用負担なし |
| 大企業 | コンプライアンス、監査対応、システム連携 |
コツ2：初回は電話やオンライン会議でフォローする
重要な取引先や、電子契約に不慣れと思われる取引先には、メールだけでなく電話やオンライン会議でフォローすると効果的です。
電話でのフォロー例
「先日メールでご案内した電子契約の件、ご確認いただけましたでしょうか。操作はとても簡単で、届いたメールのリンクをクリックして同意ボタンを押すだけです。もしご不明な点があれば、画面を共有しながらご説明することもできますので、お気軽にお申し付けください。」
コツ3：実際の画面イメージを共有する
「どんな画面が届くのか」「どこをクリックすればいいのか」がわかる資料を用意すると、取引先の不安が軽減されます。
電子契約サービスによっては、受信者向けの操作ガイドが用意されている場合があります。それを活用するか、自社でスクリーンショットを使った簡易マニュアルを作成しましょう。
コツ4：段階的に依頼する
いきなりすべての契約を電子化するのではなく、まずは1件だけ試してもらうよう依頼すると、ハードルが下がります。
依頼例
「まずは今回の秘密保持契約だけ、電子契約でお試しいただけませんか。実際に体験していただければ、簡単さをご理解いただけると思います。」
コツ5：成功事例を伝える
他の取引先で電子契約がスムーズに進んでいることを伝えると、安心感につながります（具体的な社名は出さなくても構いません）。
伝え方の例
「多くのお取引先様にすでにご利用いただいており、『思ったより簡単だった』というお声をいただいております。」
取引先から「紙で」と言われた場合の対応
対応の基本姿勢
取引先が紙での契約を希望した場合は、無理に電子契約を押し付けず、柔軟に対応しましょう。ただし、電子契約のメリットを改めて伝え、将来的な移行の可能性を残しておくことも大切です。
対応例
取引先
「申し訳ありませんが、当社では社内規程の関係で、契約書は紙で対応させていただきたいのですが。」
自社の対応
「承知いたしました。書面での対応も可能ですので、従来どおり紙の契約書をお送りいたします。なお、将来的に電子契約をご検討いただける際は、いつでもお申し付けください。」
記録を残す
紙での対応を希望した取引先については、その旨を記録しておきます。次回の契約更新時に、改めて電子契約を提案する際の参考になります。
案内後のフォローアップ
反応がない場合のリマインド
案内を送っても反応がない場合は、1〜2週間後にリマインドのメールを送りましょう。
リマインドメールの例
件名：【再送】電子契約についてのご案内
〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様
お世話になっております。
株式会社〇〇〇〇の〇〇です。
先日、電子契約の導入についてご案内をお送りいたしましたが、
ご確認いただけましたでしょうか。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご不明な点やご質問がございましたら、
お気軽にお問い合わせください。
また、書面での対応をご希望の場合も承りますので、
その旨お知らせいただければ幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
株式会社〇〇〇〇
〇〇部 〇〇 〇〇
電子契約を開始した取引先へのお礼
電子契約での締結が完了した取引先には、簡単なお礼の一言を添えると、良好な関係構築につながります。
お礼のメール例
「このたびは電子契約にご対応いただき、ありがとうございました。今後ともよろしくお願いいたします。」
まとめ
取引先への電子契約の案内は、伝え方次第で反応が大きく変わります。
案内のポイント
- 取引先のメリットを先に伝える—印紙税不要、手間削減、スピードアップ
- 操作の簡便さを強調する—クリックするだけ、アカウント不要、数分で完了
- 選択肢を残す—紙での対応も可能であることを明記
- 問い合わせ先を明記する—不安や疑問にすぐ対応できる体制
- 相手に応じて文面を調整する—IT企業向け、伝統企業向けなど
本記事のテンプレートを自社の状況に合わせてカスタマイズし、スムーズな電子契約の導入にお役立てください。