契約承認フローの効率化
「契約書の承認に時間がかかりすぎる」「承認者が不在で契約が進まない」「どこで承認が止まっているか分からない」このような悩みを抱えている企業は少なくありません。
契約締結のスピードは、ビジネスの機会損失に直結します。本記事では、契約承認フローの課題と、電子契約を活用した効率化の方法を解説します。
契約承認フローの課題
従来の紙ベースの承認フロー
紙の契約書を回覧して承認を得る従来の方法には、多くの問題があります。
1. 承認に時間がかかる
物理的に書類を回覧する必要があり、承認者の机に書類が滞留することがあります。承認者が不在だと進まず、複数の承認者がいるとさらに時間がかかります。
2. 進捗が見えない
今どこで承認が止まっているか分からず、いつ承認が完了するか予測できません。催促のタイミングも分かりにくいです。
3. 承認漏れ・紛失のリスク
書類が他の書類に紛れたり、承認を忘れて放置されたりすることがあります。書類自体が紛失するリスクもあります。
4. 記録が残りにくい
誰がいつ承認したか記録されず、承認時のコメントも残りません。後から確認することも困難です。
電子契約による承認フローの効率化
1. ワークフロー機能の活用
電子契約サービスに搭載されているワークフロー機能を活用することで、承認プロセスを効率化できます。
主な機能
承認フローの設定では、承認者と承認順序を事前に設定できます。自動通知により、承認依頼を自動でメール通知できます。一覧表示で承認待ちの契約を一覧で確認でき、ワンクリック承認でオンラインから即座に承認できます。
2. 進捗の可視化
承認プロセスの進捗をリアルタイムで確認できます。現在どの承認者のところにあるか、各承認者がいつ承認したか、承認待ち時間の把握、ボトルネックの特定が可能です。
3. リマインダー機能
承認が滞っている場合に、自動でリマインダーを送信できます。一定期間承認されない場合の自動通知、期限が近い契約の優先アラート、上長への自動エスカレーションなどが設定できます。
4. 代理承認
承認者が不在の場合でも、業務を止めない仕組みを用意します。代理承認者の設定、不在期間中の自動委任、緊急時の承認ルート変更などの機能を活用します。
承認フローの設計
決裁権限の整理
まず、契約の決裁権限を整理します。
決裁権限表の例
契約金額100万円未満は部長決裁、契約金額100万円以上500万円未満は本部長決裁、契約金額500万円以上は役員決裁、新規取引先との契約は法務部レビュー必須、といった形で整理します。
承認ステップの設計
必要な承認ステップを設計します。過剰な承認ステップは効率を下げるため、必要最小限にします。
基本的な承認フロー例
担当者が契約書を作成し、上長（課長/部長）が承認します。該当する場合は法務部がレビューし、決裁者が最終承認した後、相手方に送信します。
並列承認と直列承認
直列承認（順次承認）
承認者Aが承認後、承認者Bに進む方式です。順序が重要な場合に使用しますが、時間がかかります。
並列承認（同時承認）
複数の承認者に同時に承認依頼を送り、全員の承認で次に進む方式です。時間短縮が可能です。
条件分岐
契約の内容に応じて、承認フローを自動で分岐させます。金額による分岐では、100万円以上は法務レビュー追加といった設定ができます。契約種類による分岐では、NDAは簡易フロー、取引基本契約は通常フローといった設定が可能です。取引先による分岐では、新規取引先は審査追加といった設定もできます。
法務レビューの効率化
法務レビューの課題
すべての契約を法務が確認するとボトルネックになり、法務の負荷が高くなります。レビュー待ちで契約が滞ることも問題です。
効率化の方法
1. テンプレートの活用
法務が承認したテンプレートを使用し、テンプレート通りの契約は法務レビュー不要とします。変更・追加がある場合のみ法務レビューを行います。
2. レビュー基準の明確化
法務レビューが必要な契約の基準を明確化し、金額、契約種類、リスクレベルで判断します。低リスクの契約は部門で完結できるようにします。
3. チェックリストの活用
担当者がチェックリストで自己確認を行い、基本的な確認は担当者レベルで実施します。法務は高度な判断に集中できます。
承認フローの運用ルール
承認期限の設定
各承認ステップに期限を設定します。例えば、通常の契約は各承認者2営業日以内、緊急案件は1営業日以内といった形で設定します。
差戻し・却下の取り扱い
差戻し理由の記載を必須とし、修正後の再承認ルートを定めます。却下の場合の記録保存も行います。
緊急時の対応
緊急承認ルートを設定し、事後承認の可否と条件を定めます。緊急時の連絡方法も明確にしておきます。
効率化の効果測定
測定すべき指標
承認リードタイム
契約書作成から承認完了までの時間、各承認ステップにかかる時間を測定し、目標値と比較します。
滞留件数
承認待ち件数、期限超過件数、差戻し件数を測定します。
処理件数
月間の承認処理件数、承認者別の処理件数、契約締結までの平均日数を測定します。
改善サイクル
定期的に指標を確認し、ボトルネックを特定します。フローの見直し・改善を行い、効果を測定するサイクルを回します。
導入時の注意点
フローの複雑化を避ける
承認フローを複雑にしすぎると、かえって効率が下がります。必要最小限のステップに抑えましょう。
例外処理を想定
すべての契約が通常フローで処理できるわけではありません。例外的なケースへの対応方法も決めておきましょう。
利用者の教育
新しい承認フローを導入する際は、利用者への説明・教育が重要です。操作方法、ルールを周知しましょう。
段階的な導入
いきなり全社展開ではなく、一部の部門・契約種類から試験的に導入し、課題を洗い出してから全社展開することをお勧めします。
まとめ：承認フローの効率化でビジネスを加速
契約承認のスピードは、ビジネスの機会を逃さないために重要です。紙ベースの回覧承認から、電子契約サービスのワークフロー機能を活用した承認フローに移行することで、大幅な効率化が実現できます。
ポイントは、決裁権限の整理、必要最小限の承認ステップ、進捗の可視化、リマインダー機能の活用です。導入後も継続的に効果を測定し、改善を続けることで、契約業務全体の効率化につなげましょう。