電子契約と確定申告—個人事業主・小規模法人向けガイド
「電子契約で締結した契約書、確定申告のときどうすればいいの？」「税務署に提出できるの？」——電子契約を導入した個人事業主や小規模法人の方から、こうした質問をよく受けます。
本記事では、電子契約と確定申告の関係、税務上の取り扱い、保存方法について解説します。
電子契約書は税務上有効
国税庁も電子契約を認めている
電子署名法に基づく電子契約は、法的に有効な契約書として認められています。国税庁も電子契約で締結した契約書を、紙の契約書と同様に税務上の証拠書類として認めています。
確定申告の添付書類として使える
確定申告で契約書の提出を求められた場合、電子契約書のPDFを印刷して提出できます。電子申告（e-Tax）であれば、PDFファイルをそのまま添付することも可能です。
電子帳簿保存法への対応
2024年1月からの義務化
2024年1月から、電子取引で受け取った書類は電子データのまま保存することが義務付けられています。電子契約で締結した契約書を紙に印刷して保存することは、原則として認められなくなりました。
電子契約サービスなら自動対応
多くの電子契約サービスでは、契約書がクラウド上に自動保存されます。検索機能も備わっているため、電子帳簿保存法の要件を満たしています。特別な対応をしなくても、法律に準拠した形で保存されます。
保存期間は7年
契約書の保存期間は、法人税法上7年間（欠損金がある場合は10年）です。電子契約サービスに保存されている限り、この期間の保存要件は満たされます。
確定申告時の実務
売上の証拠として
取引先との業務委託契約書や売買契約書は、売上の発生を証明する書類になります。電子契約書のPDFをダウンロードしておけば、確定申告時に参照できます。
経費の証拠として
事務所の賃貸借契約書、リース契約書、サービス利用契約書などは、経費の根拠となります。電子契約で締結しておけば、いつでも確認できます。
税務調査への備え
税務調査が入った場合、契約書の提示を求められることがあります。電子契約サービスから契約書を検索してすぐに表示できるため、紙の契約書を探すより迅速に対応できます。
電子契約と印紙税
印紙税がかからない
電子契約の大きなメリットの一つが、印紙税がかからないことです。紙の契約書では、契約金額に応じて200円〜数十万円の印紙税がかかりますが、電子契約は課税対象外です。
年間の節税効果
例えば、毎月1件の業務委託契約（契約金額100万円超）を締結する場合、紙なら年間2,400円（200円×12回）の印紙税がかかります。取引が多い事業者ほど、節税効果は大きくなります。
税理士・会計士との連携
PDFを共有できる
電子契約書はPDFでダウンロードできるため、税理士や会計士への共有も簡単です。メールで送る、クラウドストレージで共有する、といった方法で、契約書の内容を確認してもらえます。
仕訳の根拠資料として
経理処理や仕訳の根拠として、電子契約書を参照できます。契約日、契約金額、契約期間などの情報が明確に記録されているため、正確な会計処理が可能です。
個人事業主が気をつけるポイント
青色申告の帳簿要件
青色申告を行う場合、帳簿書類の保存が求められます。電子契約書もこの帳簿書類に含まれます。電子契約サービスに保存されていれば要件を満たしますが、サービスを解約する場合は事前にダウンロードしておきましょう。
白色申告でも保存は必要
白色申告でも、契約書などの証拠書類は5年間保存する義務があります。電子契約サービスを利用していれば自動的に保存されますが、解約時の対応は忘れずに。
プライベートとの区別
個人事業主の場合、事業用の契約とプライベートの契約を明確に区別することが重要です。電子契約サービスでフォルダ分けやタグ付けをしておくと、確定申告時に整理しやすくなります。
小規模法人が気をつけるポイント
決算書類との整合性
法人の場合、決算書類と契約書の内容が整合している必要があります。売上や仕入れ、外注費などの計上根拠として契約書を保存し、税務調査時に説明できるようにしておきましょう。
役員報酬の根拠
役員報酬を支払う場合、株主総会議事録や役員報酬決議などを電子契約で作成・保存することも可能です。電子署名付きで保存されるため、改ざんの心配もありません。
確定申告をスムーズにするコツ
契約書にタグをつけておく
「売上関連」「経費関連」「年度」などのタグをつけておくと、確定申告時に該当する契約書をすぐに見つけられます。
定期的にPDFをダウンロード
万が一に備えて、定期的に契約書PDFをローカルやクラウドストレージにバックアップしておくと安心です。
契約一覧を作成しておく
締結した契約の一覧（取引先、契約日、金額、内容）を作成しておくと、確定申告時の確認作業が楽になります。
まとめ
電子契約は、確定申告において紙の契約書と同様に有効です。むしろ、電子帳簿保存法に自動対応し、印紙税がかからず、税務調査にも迅速に対応できるなど、税務面でのメリットは大きいです。
個人事業主・小規模法人の方は、電子契約を積極的に活用することで、契約業務の効率化と税務対応の両方を改善できます。確定申告の時期に慌てないよう、日頃から契約書を整理しておきましょう。